Il diritto di accesso ai documenti ufficiali deve sempre tenere conto delle esigenze di protezione dei dati personali (informazioni o indicazioni che permettono di identificare una persona, fisica o giuridica).

L'accesso a queste informazioni può ledere la personalità e la sfera privata delle persone.

Speciale attenzione deve essere prestata ai dati personali meritevoli di particolare protezione (le informazioni sulle opinioni o sulle attività religiose, filosofiche o politiche, la sfera intima, lo stato psichico, mentale o fisico, i reati commessi, le relative pene e i provvedimenti adottati).

Se il documento richiesto contiene:

• dati personali del richiedente > l'accesso è retto dalla legge sulla protezione dei dati personali del 9 marzo 1987 (LPDP)
• dati personali di terzi > l'accesso è regolato dalla legge sull'informazione e la trasparenza dello Stato (LIT)
• dati personali del richiedente e di terzi > l'accesso è regolato dalla LPDP per quanto riguarda i dati personali del richiedente, dalla LIT per quanto riguarda le rimanenti parti, contenenti o meno dati personali di terzi. La procedura di accesso è comunque sempre regolata dalla LIT.

Se il documento contiene dati personali di terzi

• l'autorità deve verificare se esiste una norma di legge che obbliga o autorizza la trasmissione dei dati, oppure se il terzo li ha resi accessibili a chiunque senza opporsi formalmente alla loro comunicazione, oppure se in precedenza ha dato il suo consenso alla loro comunicazione o le circostanze permettono di presumerlo;
• altrimenti l'autorità, qualora preveda di accordare l'accesso, deve (se possibile) anonimizzare il documento; successivamente deve consultare il terzo (se reperibile senza oneri amministrativi eccessivi) dandogli la facoltà di presentare osservazioni entro 10 giorni; infine deve prendere posizione accordando o non accordando l'accesso.

Restano riservati i casi eccezionali ove l'accesso sia sorretto da un interesse pubblico assolutamente preponderante.

Per maggiori informazioni e consulenza nell'ambito della protezione dei dati è possibile contattare l'Incaricato cantonale della protezione dei dati.